INFORMAČNÍ MEMORANDUM - zpracování osobních údajů investorů ARETE INDUSTRIAL SICAV a.s.
1. ÚVOD
1.1 Společnost ARETE INDUSTRIAL SICAV a.s. (dále jen „my“, nebo „Fond“) je fondem kvalifikovaných investorů, který se zaměřuje výhradně na investice do kvalitních výrobních a logistických nemovitostí se stabilním výnosem a doplňuje je o novou vlastní výstavbu pro zvýšení celkového výnosu (více informací o společnosti Fondu lze nalézt na webových stránkách https://www.arete.eu/cs/fond-ind/). Při činnostech fondu dochází též ke zpracování osobních údajů nejrůznějších osob.
1.2 Cílem předkládaného dokumentu je v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“), informovat o tom, jak Fond zpracovává osobní údaje svých investorů.
1.3 Informace obsažené v tomto dokumentu se použijí zejména na investory, fyzické osoby, poskytující Fondu osobní údaje a v přiměřeném rozsahu též na investory potenciální či budoucí, jakož i na investory bývalé. Vedle toho se mohou informace zde obsažené uplatit též na zpracování osobních údajů dalších osob, souvisí-li zpracování jejich osobních údajů se vztahem mezi Fondem a investorem. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zástupce investorů, kteří jsou právnickými osobami. Pro zjednodušení jsou všechny tyto osoby dále označovány jako „investoři“.
2. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
2.1 Při zpracování osobních údajů investorů respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:
(a) osobní údaje investorů zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;
(b) shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
(c) rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;
(d) jsou přijata veškerá rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesně a aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;
(e) osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;
(f) zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
3. TOTOŽNOST A KONTAKTNÍ ÚDAJE SPRÁVCE
3.1 Správce osobních údajů Správcem osobních údajů jsme my, tj. ARETE INDUSTRIAL SICAV a.s., se sídlem náměstí 14. října 642/17, Smíchov, 150 00 Praha 5, IČO: 080 31 444, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka B 24315.
Jakožto správce určujeme účely a prostředky zpracování osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu. V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování osobních údajů se na nás můžete obrátit v sídle Fondu nebo e-mailem na: info@arete.eu.
4. ÚČELY ZPRACOVÁVÁNÍ A PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ
Fond zpracovává osobní údaje investorů v níže uvedených případech:
4.1 Zpracování je nezbytné pro účely plnění zákonných povinností. Na Fond jakožto subjekt, který je investičním fondem kvalifikovaných investorů dopadá celá řada zákonných povinností, při nichž je nutné zpracovávat osobní údaje investorů. Jedná se zejména o:
(a) povinnosti vyplývající ze vztahu investor a jako akcionáře Fondu dle zákona o obchodních korporacích či zákona o investičních společnostech a investičních fondech;
(b) povinnosti vyplývající z postavení Fondu jako povinné osoby dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
(c) obecné povinnosti vyplývající z postavení Fondu jako podnikatelského subjektu, například dle daňových a účetních předpisů.
4.2 Zpracování osobních údajů investorů je nezbytné pro účely plnění smlouvy s investory. Jedná se především o plnění smlouvy o investici, na základě které dochází k úpisu, vydání či zpětnému odkupu investičních akcií fondu.
V tomto případě jsou osobní údaje zpracovávány pro účely plnění smlouvy jako takové a související činnosti, včetně plnění vzájemných práv a povinností mezi Fondem a investorem, vydávání, zrušení, výměna, převod, odkup, nákup či odprodej investičních akcií. Zpracování osobních údajů je smluvním požadavkem a neposkytne-li investor své údaje, nebude možné s investorem smlouvu uzavřít.
4.3 Zpracování je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Fondu. Fond může zpracovávat osobní údaje investorů bez jejich souhlasu též, pokud oprávněné zájmy Fondu převažují nad zájmy nebo právy a svobodami investorů na ochranu soukromí a osobních údajů. Jedná se o následující oprávnění zájmy Fondu:
(a) vymáhání pohledávek a obhajoba právních nároků Fondu;
(b) přímý marketing, např. nabídka dalších investic;
(c) vnitřní administrativní účely Fondu a skupiny ARETE, provádění analýz, reporting, vyhodnocování rizik apod.;
(d) ochrana majetku Fondu.
4.4 Ve specifických případech zpracovává Fond též osobní údaje pro účely, kdy jí nesvědčí žádný z výše uvedených právních základů. V takových případech je zpracování založeno na souhlasu investora, kdy je investor zároveň poučen o účelech takového zpracování a o možnosti svůj (dobrovolně udělený) souhlas odvolat. O bližších podrobnostech takového zpracování je investor poučen vždy v souvislosti s žádostí o jeho souhlas.
5. KATEGORIE DOTČENÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
5.1 Fond zpracovává osobní údaje investorů v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracovávány jsou zejména:
a) kontaktní a identifikační údaje investorů (např. jméno, příjmení a titul, datum narození, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, sídlo podnikání, IČ, telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa);
b) informace týkající se investice investora do Fondu (zejména výše investice, upsané investiční akcie, informace související se smlouvou o závazku k úpisu investičních akcií, výše zhodnocení investice, informace o vývoji investice investora a další);
c) informace související s povinným prováděním identifikace a kontroly investorů dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti (informace o osobních dokladech, o původu majetku, o případném politickém angažmá apod.);
d) další osobní údaje poskytnuté investorem v souvislosti s jeho investicí do fondu a úpisem investičních akcií, je-li jejich zpracování nezbytné pro výše uvedené účely.
5.2 Upozorňujeme, že v nezbytných případech mohou být zpracovávány osobní údaje investorů, které podléhají zvláštní právní úpravě, zejména v souvislosti s prováděním identifikace a kontroly investora (např. rodné číslo a číslo občanského průkazu, případně bankovní spojení a údaje o majetku investora). Při tom platí, že pro zpracování takových údajů jsou vždy dodrženy požadavky zvláštních právních předpisů.
6. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
6.1 Osobní údaje získáváme zejména:
(a) od investorů na základě kontaktování investorem a v rámci jednání o uzavření smlouvy; nebo při osobní a písemné komunikaci s investory, včetně komunikace emailem;
(b) od třetích osob oprávněných s osobními údaji investorů nakládat a předat nám je při splnění stanovených podmínek;
(c) z veřejně dostupných zdrojů, například z veřejných rejstříků, zejména z obchodního rejstříku, nebo insolvenčního rejstříku, je-li zpracování takových údajů nezbytné.
(d) z vlastní činnosti při hodnocení údajů, které vyplývají ze zhodnocování investice investorů.
7. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
7.1 Způsob, kterým Fond, resp. příjemci na základě jejího pověření, zpracovává osobní údaje investorů, zahrnuje manuální i automatizované zpracování v informačních systémech.
8. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
8.1 Osobní údaje investorů jsou předávány třetím osobám, které zpracovávají osobní údaje při výkonu podnikatelské činnosti Fondu jako fondu kvalifikovaných investorů podle zákona o investičních společnostech a investičních fondech. V souvislosti s výkonem činnosti Fondu jakožto fondu kvalifikovaných investorů jsou osobní údaje předávány:
(a) společnosti Winstor investiční společnost a.s., IČO: 083 15 868, která je obhospodařovatelem/administrátorem Fondu a která je společným správcem osobních údajů investorů;
(b) společnosti ARETE Capital s.r.o., IČO: 088 29 420, která je investičním zprostředkovatelem a která je součástí skupiny ARETE; a
(c) ARETE GLP s.r.o., IČO: 118 62 530, která poskytuje Fondu odborné poradenství a která je součástí skupiny ARETE.
8.2 Pro účely plnění svých povinností či pro účely ochrany svých oprávněných zájmů je Fond oprávněn nebo přímo povinen (tj. bez souhlasu investora) předávat jeho osobní údaje dále:
(a) orgánům veřejné moci v souvislosti s plněním zákonných povinností (orgány dohledu, orgány činné v trestním řízení apod.);
(b) subdodavatelům Fondu, kteří potřebují mít k těmto osobním údajům přístup v souvislosti s plněním svých smluvních závazků vůči Fondu (distributoři, poskytovatelé IT služeb apod.);
(c) členům skupiny ARETE, jejichž seznam je uveden v příloze č. 1 tohoto informačního memoranda pro účely tam uvedené;
(d) dalším subjektům, je-li to v souladu s povinnostmi či oprávněnými zájmy Fondu (auditoři, soudy, exekutoři apod.).
8.3 Pokud předáváme osobní údaje investorů zpracovatelům, postupujeme vždy s náležitou péčí s cílem zajistit odpovídající úroveň ochrany pro zpracovávané osobní údaje, zejména s třetími osobami uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, která obsahuje odpovídající záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje samotný Fond.
8.4 Osobní údaje investorů jsou zpracovávány výhradně na území České republiky, případně též na území Slovenské republiky.
9. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
9.1 Fond zpracovává osobní údaje investorů pouze po nezbytnou dobu odpovídající účelu zpracování, přičemž průběžně posuzuje, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistí, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, odstraní je.
9.2 V té souvislosti obecně platí, že pro účely plnění zákonných povinností jsou osobní údaje zpracovávané po dobu stanovenou právními předpisy, pro účely plnění smlouvy s investory jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání takové smlouvy a dále do doby vypořádání veškerých pohledávek z daných smluv vyplývajících, kdy takové zpracování obvykle souvisí s ochranou oprávněných zájmů Fondu, především pro vymáhání pohledávek a obhajoba právních nároků Fondu. Doba zpracování osobních údajů ze strany Fondu pro účely oprávněných zájmů, která je průběžně posuzována, obvykle nepřekročí dobu 5 let.
9.3 V případech, kdy je zpracování založeno na souhlasu, zpracovává Fond osobní údaje po dobu trvání takového souhlas, obvykle po dobu tří let.
10. PRÁVA INVESTORŮ
V souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany Fondu mají investoři zejména následující práva:
(a) Právo na přístup k osobním údajům. Investor má právo získat od Fondu potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším stanoveným informacím. Fond v takovém případě poskytne investorovi také kopii zpracovávaných osobních údajů.
(b) Právo na opravu. Investor má dále právo na to, aby Fond bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má investor právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
(c) Právo na výmaz („právo být zapomenut“). Investor má právo na to, aby Fond bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného investora týkají, a Fond má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán některý z důvodů stanovených nařízením a Fond není z jiného důvodu oprávněn si osobní údaje ponechat.
(d) Právo na omezení zpracování. Investor má právo na to, aby Fond omezil zpracování jeho osobních údajů, zejména pokud investor popírá přesnost osobních údajů, pokud investor vznesl námitku proti zpracování a v dalších případech stanovených nařízením.
(e) Právo na přenositelnost údajů. Investor má právo získat od Fondu osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl Fondu, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a to v případě, že zpracování je založeno na souhlasu investora nebo probíhá na základě smlouvy a provádí se automatizovaně.
11. PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS A PRÁVO VZNÉST NÁMITKU
Aniž jsou dotčena jakákoliv práva dle předchozího článku 10, upozorňuje Fond dále zvláště na následující práva:
(a) Právo odvolat souhlas. V případě zpracování osobních údajů investora založeném na souhlasu není investor povinen udělit svůj souhlas se zpracováním a udělí-li jej, je zároveň oprávněn tento svůj souhlas kdykoli odvolat. V případě, že si investor přeje odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, může se obrátit na Fond prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů. Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů investora v případech, kdy není vyžadován investorův souhlas.
(b) Právo vznést námitku. V situacích, kdy dochází ke zpracování osobních údajů investora pro účely ochrany oprávněných zájmů Fondu, je investor oprávněn vznést proti takovému zpracování námitku. V takovém případě musí Fond za podmínek stanovených nařízením prokázat závažné oprávněné důvody takového zpracování, jinak zpracování osobních údajů ukončí. Pokud se osobní údaje investora zpracovávají pro účely přímého marketingu, má investor právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování svých osobních údajů pro tento marketing, na základě čehož dojde k bezodkladnému ukončení zpracování osobních údajů Fondem pro tyto účely.
12. PRÁVO PODAT STÍŽNOST
Pokud se investor domnívá, že při zpracování jeho osobních údajů ze strany Fondu dochází k porušení právních předpisů, zejména nařízení, může se obrátit se svou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: +420 234 665 111, web: https://www.uoou.cz/.
13. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Toto Informační memorandum je platné a účinné ke dni 1. 6. 2022, přičemž aktuální znění je uveřejněno na webových stránkách https://www.arete.eu/cs/investujte-s-nami/ a současně je dostupné v sídle Fondu.
Příloha č. 1 – seznam členů skupiny ARETE
- ARETE INDUSTRIAL SICAV a.s., IČO: 08031444, fond kvalifikovaných investorů;
- ARETE Capital s.r.o., IČO: 08829420, výkon činností investičního zprostředkování;
- ARETE RE s.r.o., IČO: 11862327, development nových skladových areálů, akvizice;
- ARETE GLP s.r.o., IČO: 11862530, odborné poradenství pro Fond;
- ARETE Property s.r.o., IČO: 04022521, technická a finanční správa jednotlivých nemovitostí a majetkových účastí fondu;
- Arete Property SK s.r.o., se sídlem SKY PARK OFFICES 1, Bottova 2A, 811 09 Bratislava - mestská časť Staré Mesto, Slovensko, IČO: 52 100 316, technická a finanční správa jednotlivých nemovitostí a majetkových účastí fondu na Slovensku;
- společnosti pro jednotlivé nemovitostní projekty:
- ARETE Plzen s.r.o., IČO: 05346096;
- ARETE Valmez s.r.o., IČO: 05345197;
- ARETE Zdice s.r.o., IČO: 05345936;
- ARETE Omikron s.r.o., IČO: 11676744;
- ARETE Theta s.r.o., IČO: 11676698;
- ARETE Zeta s.r.o., IČO: 11676493;
- Arete Beta SK s.r.o., IČO: 50591240;
- Arete Kappa SK s.r.o., IČO: 51968029;
- Arete Lambda SK s.r.o., IČO: 51967375;
- Arete Omega SK s.r.o., IČO: 51967871;
- Arete Sigma SK s.r.o., IČO: 51969424.